Voraussetzung für eine Haftung eines Mitglieds des Leitungsorgans ist immer eine Sorgfaltspflichtverletzung. Um Haftungsrisiken zu vermeiden, muss demzufolge nachweisbar mit aller "Sorgfalt" gehandelt werden. Nach allgemeiner rechtlicher Definition ist Sorgfalt eine Handlungsweise, die ein vernünftiger und gewissenhafter Mensch unter gleichen Umständen und in einem vergleichbaren Moment anwenden würde oder angewendet hätte. Sich alleine an der Grundregel eines der Situation angemessenen und vernünftigen Handelns zu orientieren ist jedoch noch kein Schutz vor Schadenersatzansprüchen aus Sorgfaltspflichtverletzungen. Insbesondere schützt die Argumentation "man habe es nicht gewusst" nicht einfach vor entsprechender Verantwortung. Ein Mitglied eines Leitungsorgans muss nicht Experte in allen möglichen Belangen der Unternehmensführung und Überwachung sein. Gute betriebswirtschaftliche und rechtliche Kenntnisse sind hingegen neben der rein unternehmerischen Fachkompetenz unerlässlich.
Aspekte und Handlungsweisen, die bezüglich Sorgfalt bzw. zur Vermeidung von Sorgfaltspflichtverletzungen beachtet werden müssen, ergeben sich aus Gesetz, Literatur und Rechtsprechung. Nachfolgend werden einige Aspekte in Anlehnung an Krneta, Praxiskommentar Verwaltungsrat 2001 Bern, kurz erläutert:
Entscheid bei der Mandatsannahme
Die für die Wahl in ein Leitungsorgan angefragte Person muss sich überlegen, ob sie die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse hat und über die nötige Zeit verfügt das Amt gewissenhaft auszuführen. Mit Annahme der Wahl bestätigt der Kandidat, dass er sich dazu befähigt fühlt und entsprechend auch die Verantwortung übernehmen kann. Dies ist von entscheidender Bedeutung, weil die fehlende Qualifikation bei einem eingetretenen Schaden bereits eine Haftung begründen kann.
Selbstkritische Aufgabenwahrnehmung
Die Annahme eines Mandats ohne ausreichende Qualifikation muss an und für sich noch keine Pflichtverletzung sein. Die Pflichtverletzung ergibt sich aber spätestens aus dem nicht oder nicht korrekten Erfüllen von Aufgaben mangels nötiger Qualifikation (Fähigkeiten und Kenntnisse). Ein Mitglied eines Leitungsorgans kann bis zu einem gewissen Grad mangelnde Kenntnisse durch entsprechende Informationsbeschaffung und systematische Schliessung der Wissenslücken kompensieren. Dies kann z.B. bei einer Wahl als Arbeitnehmer- oder Arbeitgebervertreter in einen Stiftungsrat der Fall sein. Erkennt ein Mandatsträger jedoch, dass er den Anforderungen doch nicht gewachsen ist und die notwendige Zeit zur Schliessung der Lücken nicht aufbringen kann, ist es in seinem Interesse das Mandat so rasch wie möglich wieder niederzulegen.
Mitwirkungs- und Handlungspflicht
Ein Mitglied eines Leitungsorgans hat die Pflicht sich über den Geschäftsgang oder einzelne Geschäfte zu informieren und aktiv im Gremium mitzuarbeiten. Bei unklaren oder unvollständigen Informationen müssen zusätzliche Auskünfte verlangt werden. Diese können ausserhalb einer Gremiumssitzung oder auch mittels Einberufung (bei AG gemäss Art. 715 OR über den Präsidenten) einer speziellen Sitzung beschaffen werden. Handlungs- und Mitwirkungspflicht bedeutet aktiv am Leitungsprozess auf oberster Führungsebene teilzunehmen und gegebenenfalls selber aktiv in den Prozess einzugreifen. Es ist nicht damit getan an den Sitzungen teilzunehmen! Eine Sorgfaltspflichtverletzung kann sich nicht nur durch unsorgfältige Arbeit an und für sich ergeben, sondern ebenfalls durch das Nichterkennen einer zu erfüllenden Aufgabe oder die Unterlassung in bestimmter Situation zu handeln (z.B. Überschuldungsanzeige bei einer AG).
Delegation der Geschäftsführung
Bei grösseren KMU's wird die Geschäftsführung in der Regel entsprechend einem Organisationsreglement an einen Delegierten des Verwaltungsrats oder an einen Geschäftsführer oder eine Geschäftsleitung übertragen. Der Verwaltungsrat bzw. das Leitungsorgan muss diese Wahl mit aller "Sorgfalt" vornehmen. Die Befähigung der eingesetzten Personen muss nachweislich gegeben sein. Vernachlässigt der Verwaltungsrat bei einer Aktiengesellschaft seine Pflicht zur sorgfältigen Auswahl der Geschäftsführung, verletzt er bereits seine Sorgfaltspflicht.
Organisatorisches Umfeld, Informationsfluss
Zu den unübertragbaren Aufgaben eines Verwaltungsrates bei einer Aktiengesellschaft gehört die "Festlegung der Organisation". Das Gleiche gilt für den Stiftungsrat bei einer Personalvorsorgestiftung, wo die einzelnen Aufgaben und Kompetenzen im Reglement umschrieben werden. Auf oberster Ebene geht es stets um die Organisation in den wesentlichen Grundzügen. Die Festlegung der eigentlichen Detailorganisation kann an die Geschäftsleitung delegiert werden. Zu den Grundzügen gehört die Aufbauorganisation (wer was tut und wer wem unterstellt ist) und die Regelung der Informationsflüsse (Berichterstattung). Die Ausgestaltung der Ablauforganisation und nötigenfalls des internen Kontrollsystems (IKS) muss bei kleineren und mittleren Organisationen nicht mehr Aufgabe des Verwaltungsrats selbst sein. Eine Risikobeurteilung muss seit Revision des Rechnungslegungsrechts ab 2013 rein gesetzlich nur noch bei grösseren Unternehmen im dort zu erstellenden Lagebericht vorgenommen werden. Es scheint jedoch selbstverständlich, dass eine solche auch bei kleineren Unternehmen regelmässig vorgenommen wird.