Im Gesetz werden Darstellung, Währung und Sprache der Jahresrechnung geregelt. Die Jahresrechnung kann neben den Landessprachen auch in Englisch erstellt werden.
Bei der Offenlegungspflicht muss Einsicht in die gesamte gesetzliche Berichterstattung inkl. der Berichterstattung der Revisionsstelle gewährt werden. Dies wird bei Streitigkeiten mit Gläubigern, die ein schutzwürdiges Interesse nachweisen, klare und transparente Verhältnisse schaffen. Das Leitungsorgan muss somit darum besorgt sein, dass diese Unterlagen gesetzlich korrekt und vollständig erstellt werden. Ansonsten wird dessen Position unter Umständen bereits zum vornherein durch Pflichtverletzungen geschwächt.
Die Aufbewahrungspflicht für alle buchführungs- und abschlussrelevanten Unterlagen (siehe dazu insbesondere auch Art. 957a, Abs. 3 OR) beträgt 10 Jahre.
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Art. 958d OR |
C. Rechnungslegung > Darstellung, Währung und Sprache |
| 1) | Die Bilanz und die Erfolgsrechnung können in Konto- oder in Staffelform dargestellt werden. Positionen, die keinen oder nur einen unwesentliche Wert aufweisen, brauchen nicht separat aufgeführt zu werden. |
| 2) | In der Jahresrechnung sind neben den Zahlen für das Geschäftsjahr die entsprechenden Werte des Vorjahres anzugeben. |
| 3) | Die Rechnungslegung erfolgt in der Landeswährung oder in der für die Geschäftstätigkeit wesentlichen Währung. Wird nicht die Landeswährung verwendet, so müssen die Werte zusätzlich in der Landeswährung angegeben werden. Die verwendeten Umrechnungskurse sind im Anhang offenzulegen und gegebenenfalls zu erläutern. |
| 4) | Die Rechnungslegung erfolgt in einer der Landessprachen oder in Englisch. |
Bemerkungen: Die Rechnungslegung darf in einer ausländischen Währung erfolgen, was jedoch sachlich begründet sein muss (hauptsächlich genutzte Währung, sog. funktionale Währung). Die Werte der einzelnen Positionen der Bilanz und Erfolgsrechnung müssen zusätzlich in Schweizer Franken angegeben werden. Im Anhang ist offenzulegen, welche Umrechnungskurse und Methoden (Stichtagskurse, historische Kurse z.B. beim Anlagevermögen, Durchschnittskurse) angewendet wurden. Diese Bestimmung ist insbesondere für Domizil- und Holdinggesellschaften, deren Geschäftstätigkeit hauptsächlich im Ausland stattfindet, von Bedeutung. Weiter können auch Tochtergesellschaften oder Betriebsstätten von ausländischen Firmen ihre Bücher direkt in der Konzernwährung führen (und die Rechnungslegung entsprechend vornehmen). In der Praxis kommen als Fremdwährungen wohl primär der Euro und US-Dollar in Frage. Angemerkt werden kann, dass mit der Aktienrechtsrevision 2023 das Aktien- oder Stammkapital (GmbH) auch statutarisch direkt in der funktionalen Währung konstituiert werden kann. Somit ist eine vollständige Fremdwährungsbuchführung möglich.
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Art. 958e OR |
D. Offenlegung und Einsichtnahme |
| 1) | Jahresrechnung und Konzernrechnung sind nach der Genehmigung durch das zuständige Organ mit den Revisionsberichten entweder im Schweizerischen Handelsamtsblatt zu veröffentlichen oder jeder Person, die es innerhalb eines Jahres seit Abnahme verlangt, auf deren Kosten in einer Ausfertigung zuzustellen, wenn das Unternehmen: |
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| 2) | Die übrigen Unternehmen müssen den Gläubigern, die ein schutzwürdiges Interesse nachweisen, Einsicht in den Geschäftsbericht und in die Revisionsberichte gewähren. Im Streitfall entscheidet das Gericht. |
| 3) | Nutzt das Unternehmen eine Verzichtsmöglichkeit gemäss Artikel 961d Absatz 1, 962 Absatz 3 oder 963a Absatz 1 Ziffer 2, so richten sich die Veröffentlichung und die Einsichtnahme nach den Vorschriften für die eigene Jahresrechnung. |
Bemerkungen: Für KMU's ist Absatz 2) zu beachten. Das Leitungsorgan muss somit darum besorgt sein, dass die entsprechenden Unterlagen auch effektiv vorliegen und editiert werden können. Durch Ergänzung von Abs. 3 will die Aktienrechtsrevision 2023 eine Lücke im Bereich Informationspflicht schliessen, die Aktionäre grössere Unternehmen (Bestimmungen von Art. 961ff OR) betreffen kann. Es soll sichergestellt werden, dass die Dokumente der Rechnungslegung, die zur Entlastung führen, denselben Vorgaben zur Veröffentlichung und Einsichtnahme unterliegen wie die Dokumente, die ohne die Entlastung hätten erstellt werden müssen (vgl. Botschaft zur Änderung des Obligationenrechts vom 23. November 2016).
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Art. 958f OR |
E. Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher |
| 1) | Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. |
| 2) | Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. |
| 3) | Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. |
| 4) | Der Bundesrat erlässt die Vorschriften über die zu führenden Geschäftsbücher, die Grundsätze zu deren Führung und Aufbewahrung sowie über die verwendbaren Informationsträger. |
Bemerkungen: Die Vorschriften gemäss Absatz 4) sind in der "Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher" (Geschäftsbücherverordnung; GeBüV) vom 24.4.2002 geregelt. Nach Art. 957 Abs. 2 ORalt musste ausdrücklich auch die Geschäftskorrespondenz während 10 Jahren aufbewahrt werden. Es empfiehlt sich, insbesondere abschluss- und buchungsrelevante Geschäftskorrespondenz, welche im Zweifelsfall ebenfalls Belegcharakter haben kann, aus Beweisgründen weiterhin mindestens 10 Jahre aufzubewahren.