Wo stehe ich mit der Digitalisierung in meinem Unternehmen? Gibt es Prozesse, die einfacher und effizienter digital bewerkstelligt werden könnten?
Gibt es Doppelspurigkeiten und lästigen "Papier"-Datenaustausch mit dem Treuhänder? Bekomme ich meinen Jahresabschluss erst nach Monaten und ist dieser für mich dann überhaupt noch wichtig? Erfasst mein Treuhänder Buchungen, die eigentlich direkt über Geschäftsprozesse erfasst werden können? Fehlen mir kurzfristige Finanzinformationen zum Geschäftsgang?
Viele Kleinunternehmen haben einen Nachholbedarf im Bereich Digitalisierung und Integration der Geschäftsprozesse. Seit Erstpublikation dieses Beitrages im Jahr 2010 hat die Digitalisierung nochmals einen riesigen Schub genommen. Wer nicht digitalisiert, automatisiert und Prozesse nach Möglichkeit Arbeitsplatz unabhängig und teilbar macht, riskiert den Fortbestand seines Unternehmens.
Steuerung und Überwachung der finanzrelevanten Geschäftsprozesse sowie die periodische "Bilanzerstellung" und Planung der zukünftigen Erträge und Aufwendungen sind zentrale Aufgaben der finanziellen Führung eines Unternehmens. Mit einer auf die konkreten Bedürfnisse abgestimmten Business-Software Lösung müssen die verschiedenen Verarbeitungsprozesse erleichtert und gestrafft werden können.
Wichtige Informationen sollen schnell und verlässlich verfügbar sein. Administrative Kosten sollen durch Vermeidung von Doppelspurigkeiten und ein optimales Zusammenspiel von Bereichen wie Verkaufsaktivitäten, Kundenbetreuung, Materialeinkauf, Zeiterfassung, Löhne, Lagerhaltung, etc. tief gehalten werden. Eine aktuelle Standortbestimmung bezüglich finanzieller Situation, Stand wichtiger Prozesse, Kennzahlen, etc. des Unternehmens sollte für die Geschäftsleitung jederzeit auf "Knopfdruck" verfügbar sein. Das wäre die ideale Situation.
Bei KMU's sind vielfach verschiedene mit dem Unternehmen kontinuierlich gewachsene und angepasste Einzellösungen im Einsatz, wie:
- allgemeine Office-Applikationen
- spezifische Datenbanklösungen
- Buchhaltungslösung mit oder ohne Zusatzmodule, wie Kasse, Debitoren, Kreditoren, Lohn, etc.
- Web-Applikationen
Der Vorteil einer traditionellen KMU typischen Software Umgebung sind gut nachvollziehbare Prozesse. Kleinere Anpassungen können jederzeit isoliert gemacht werden ohne andere Routinen zu tangieren. Dieser Vorteil ist gleichzeitig mit dem grossen Nachteil eines mangelnden Zusammenspiels und Doppelspurigkeiten bei der Verarbeitung und Auswertung von Informationen verbunden.
Inwieweit eine digital integrierte Unternehmensorganisation mittels Business-Software oder ERP-System - wo die finanzrelevanten Prozesse als Teil der gesamten Wertschöpfungskette des Unternehmens abgehandelt werden - einen echten Vorteil bringt ist von Faktoren wie Unternehmensgrösse, Tätigkeit, Märkte, etc. abhängig.
Obschon kleinere Unternehmen mit Einzellösungen gut und günstig fahren, kann eine verstärkte Integration der verschiedenen Bereiche zu Prozessoptimierungen und Kosteneinsparung führen. Die digitale Transformation betrifft jedes Unternehmen spätestens auf Ebene Schnittstellen zur Aussenwelt, welche grösstenteils über das Netz abgehandelt werden. Wer die "Sprache" der digitalen Welt nicht spricht wird sich eines Tages nicht mehr verständigen können und untergehen.
Stark integrierte System sind anspruchsvoll in der Parametrisierung und Wartung. Um eine allzu grosse Abhängigkeit vom Systemlieferanten zu vermeiden werden, sollten inhouse IT-Kenntnisse mindestens auf Level Power-User vorhanden sein.
Ganzheitlich betrachtet sind die Faktoren Kosten, Zeit und Qualität entscheidend. Mit einer auf das Unternehmen zugeschnittenen integrierten Bussiness-Software Umgebung sind Vorteile in allen Bereichen zu erwarten.