Wer ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe mit Jahresumsatz von mindestens CHF 100'000 betreibt unterliegt der handels- und steuerrechtlichen Buchführungspflicht.
In diesem Falle wird die steuerrechtliche Aufzeichnungspflicht durch die obligationenrechtlichen Buchführungspflicht ergänzt. Erstere fällt also grundsätzlich nicht weg, da dort bestimmte Aufzeichnungs- und Dokumentationsvorschriften ausführlicher geregelt werden als im Obligationenrecht (diese Parallelität ergibt sich z.B. Art. 171 Abs. 2 StG Bern und Art. 125 Abs. 2 DBG). Die Nichtbeachtung der obligationenrechtlichen Buchführungsvorschriften stellt neben der Nichtbeachtung der steuerrechtlichen Aufzeichnungsvorschriften auch eine Verletzung der steuerrechtlichen Verfahrenspflichten dar.
Die Vorschriften zur Ordnungsmässigkeit der Buchführung, Abschlusserstellung (inkl. Bewertungsansätze), Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht bei Personenunternehmen werden in der Rahmengesetzgebung von Art. 957 bis Art. 963 OR alt und in den OR Artikeln 957 folgende des neuen Rechnungslegungsrechts geregelt.
In den Steuergesetzen werden die Bestimmungen noch ausführlicher beschrieben, so z.B. in der Zusatzwegleitung für selbständig Erwerbende im Kanton Bern:
- Die Inventare über die Warenvorräte (Handelswaren, Rohstoffe, Betriebsmaterial, Halb- und Fertigfabrikate) und die angefangenen Arbeiten müssen detaillierte Angaben über die Menge, die Werte (Anschaffungs- bzw. Marktpreise, falls diese niedriger sind) und die Warenart umfassen.
- Die Aufzeichnungen auf den Konten müssen von sachverständigen Dritten leicht und zuverlässig überprüft werden können. Diese Prüfung muss direkt vom Einzelbeleg über Journal und Konto bis zur Bilanz bzw. Erfolgsrechnung und umgekehrt vorgenommen werden können. Bei Sammelbuchungen sind Einzelbeträge detailliert nachzuweisen.
- Erstellung der Erfolgsrechnung nach dem Bruttoprinzip
- Gesonderter Ausweis des Material-, Waren und Fertigungsaufwandes sowie des überigen Aufwandes
- Getrenntes Aufführen des Liegenschaftsaufwandes und -ertrages nach Grundstücken
- Keine Saldierung der Aktiv- und Passivzinsen
- Getrenntes Aufführen der Abschreibungen nach einzelnen Bilanzpositionen
- Wird die Buchhaltung auf Bild und Datenträger erstellt, sind die Konten der kantonalen Steuerverwaltung so vorzulegen, dass sie ohne Hilfsmittel lesbar sind.
- Urkunden und sonstige Belege sind während zehn Jahren aufzubewahren. Darunter fallen insbesondere Verträge aller Art, geschäftlicher Terminkalender, wichtige Korrespondenzen, Einkaufsfakturen, Doppel der ausgestellten Rechnungen, Bankauszüge mit den entsprechenden Belegen, Postbelege (einschliesslich Saldomeldungen), Buchungsbelege, Quittungen aller Art, Kassenstreifen, Bild- und Datenträger, sofern auf ihnen Geschäftskorrespondenzen oder Buchungsbelege aufgezeichnet sind (die Wiedergabe der Aufzeichnungen muss innerhalb der Aufbewahrungspflicht sichergestellt sein).