Die Gewinnsteuer ist für den Steuerpflichtigen bzw. das steuerpflichtige Unternehmen in der Regel bezüglich Belastung die wichtigste Steuer.
Die Bemessungsgrundlage (Steuerobjekt) ist die Saldogrösse "Unternehmensgewinn", welche sich aus
- Betriebsertrag, abzüglich
- Betriebsaufwand, zuzüglich
- Anderer Ertrag aus unternehmerischer Tätigkeit, abzüglich
- Anderer Aufwand aus unternehmerischer Tätigkeit
ableiten lässt.
Bei der Einzelunternehmung ist der Lohn des Einzelunternehmers nicht im Betriebsaufwand enthalten, sondern Teil der Saldogrösse Gesamtertrag minus Gesamtaufwand, bzw. des steuerbaren Unternehmensgewinns (Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit). Dies ist der wesentliche Unterschied bezüglich Ermittlung des steuerbaren Unternehmensergebnisses zwischen der Einzelunternehmung und einem Unternehmen im Rechtskleid einer juristischen Person (wie Aktiengesellschaft und GmbH).
Der steuerbare Unternehmensgewinn ist das Steuerobjekt und Bemessungsgrundlage für die Steuerberechnung. Massgebend für die Steuerhöhe ist somit letztendlich der wirtschaftliche Erfolg. Im Umkehrschluss ist die einfache Vermeidung von Gewinn (lieber Steuern sparen als Gewinn machen) unternehmerisch gesehen eine falsche Massnahme zur Reduktion der Steuern.
Mittels Steueroptimierung wird versucht Höhe und zeitlicher Anfall der Steuern mit der wirtschaftlichen Entwicklung des Unternehmens optimal abzustimmen. In einer Investitions- oder Wachstumsphase wird ein Unternehmen seine Steuern möglichst tief halten, um unnötige Substanz- und Liquiditätsabflüsse zu vermeiden. Andererseits wird beispielsweise im Hinblick auf eine zukünftige Nachfolgeregelung bewusst nicht betriebsnotwendige Substanz abgebaut und so eine höhere Steuerbelastung in Kauf genommen werden.
Die Einzelunternehmung oder Personenunternehmung (Kollektiv- und Kommanditgesellschaft) werden rechtlich gesehen bei den Inhabern (natürliche Personen) besteuert. Terminologisch erfolgt keine eigentliche Gewinnbesteuerung, sondern eine Besteuerung des Einkommens aus selbständiger Erwerbstätigkeit.
Die Ermittlung des steuerbaren Einkommens erfolgt bis zu einem Jahresumsatz von CHF 100'000 aufgrund von "Aufzeichnungen". Die Aufzeichnungspflicht (einfache Buchhaltung) wird in den kantonalen Steuergesetzen und Wegleitungen umschrieben. Dabei wird das steuerbare Einkommen, wie folgt ermittelt:
| Nettoumsatz | Bemerkung |
| + Einnahmen aus Lieferungen und Leistungen aus Kasse, Post, Bank | entsprechend Aufzeichnungen (Kassenprotokoll, Auszügen, Quittungen) |
| + Naturalbezüge zu Verkaufspreisen aus dem eigenen Geschäft | z.B. eigene Warenbezüge |
| + Eigene Arbeiten | bei Maler z.B. Arbeiten an eigenem Haus |
| +/- Angefangene Arbeiten am Ende des Jahres abzüglich Bestand anfangs Jahr | Veränderung von Bestand an noch nicht abgerechneten Arbeiten |
| +/- Kundenguthaben am Ende des Jahres abzüglich Guthaben anfangs Jahr | Veränderung von Bestand an offenen Forderungen |
| ergibt den Nettoumsatz | |
| - Zahlungen für Material, Waren und Drittleistungen | entsprechend kategorisierten Aufzeichnungen und Belegen |
| +/- Waren- und Materialvorräte am Ende des Jahres abzüglich Bestand anfangs Jahr | aufgrund von Inventarzusammenstellungen |
| +/- Schulden aus Lieferungen und Leistungen am Ende des Jahres abzüglich Bestand anfangs Jahr | aufgrund Liste der nicht bezahlten (offenen) Rechnungen |
| +/- Veränderung privilegierte Warenreserve | auf dem Inventarbestand der Waren kann 1/3 steuerlich in Abzug gebracht werden |
| ergibt den Bruttogewinn | |
| - Zahlungen Personal, Sozialleistungen, Naturallöhne (ohne Eigenlöhne) | aufgrund von Lohnabrechnungen |
| - Zahlungen AHV/IV/EO für den Betriebsinhaber/-in | aufgrund von separater Abrechnung der AHV-Ausgleichskasse |
| - Zahlungen 2. Säule für den Betriebsinhaber/-in | maximal 20% des Erwerbseinkommen mit absolutem Höchstbetrag von CHF 32'832 |
| ergibt den Bruttogewinn nach Personalaufwand | |
| - Miete /Pacht für Geschäftsräume | entsprechend Aufzeichnungen (Kassenprotokoll, Auszügen, Quittungen) |
| - Unterhalt, Reparaturen | dito |
| - Fahrzeug- und Transportaufwand | dito |
| - Übriger Betriebsaufwand (Energie, Büro, usw.; ohne Zinsen und Abschreibungen) | dito |
| - Nicht bezahlte Unkostenschulden | aufgrund Liste der nicht bezahlten (offenen) Rechnungen |
| - Abschreibungen | diese werden mittels eines einfachen Anlagespiegels (Bestand + Zugänge - Abgänge) ermittelt |
| + Privatanteile an Betriebsausgaben (Autokosten, Strom, Telefon, Heizung, etc.) | bei den Autokosten 9.6% des Nettokaufpreises |
| ergibt das Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit |
Neben dem Einkommen wird auch das Vermögen besteuert. Massgebend sind die Bestände des Umlaufvermögens (Flüssige Mittel, Forderungen, Vorräte und Angefangene Arbeiten), des Anlagevermögens (Geschäftsfahrzeuge, Maschinen, Betriebseinrichtungen) abzüglich des Fremdkapitals (Schulden aus Lieferungen und Leistungen, Unkostenschulden und Bankschulden / Darlehensschulden).
Wer ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe mit Jahresumsatz von mindestens CHF 100'000 betreibt unterliegt der handels- und steuerrechtlichen Buchführungspflicht.
In diesem Falle wird die steuerrechtliche Aufzeichnungspflicht durch die obligationenrechtlichen Buchführungspflicht ergänzt. Erstere fällt also grundsätzlich nicht weg, da dort bestimmte Aufzeichnungs- und Dokumentationsvorschriften ausführlicher geregelt werden als im Obligationenrecht (diese Parallelität ergibt sich z.B. Art. 171 Abs. 2 StG Bern und Art. 125 Abs. 2 DBG). Die Nichtbeachtung der obligationenrechtlichen Buchführungsvorschriften stellt neben der Nichtbeachtung der steuerrechtlichen Aufzeichnungsvorschriften auch eine Verletzung der steuerrechtlichen Verfahrenspflichten dar.
Die Vorschriften zur Ordnungsmässigkeit der Buchführung, Abschlusserstellung (inkl. Bewertungsansätze), Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht bei Personenunternehmen werden in der Rahmengesetzgebung von Art. 957 bis Art. 963 OR alt und in den OR Artikeln 957 folgende des neuen Rechnungslegungsrechts geregelt.
In den Steuergesetzen werden die Bestimmungen noch ausführlicher beschrieben, so z.B. in der Zusatzwegleitung für selbständig Erwerbende im Kanton Bern:
- Die Inventare über die Warenvorräte (Handelswaren, Rohstoffe, Betriebsmaterial, Halb- und Fertigfabrikate) und die angefangenen Arbeiten müssen detaillierte Angaben über die Menge, die Werte (Anschaffungs- bzw. Marktpreise, falls diese niedriger sind) und die Warenart umfassen.
- Die Aufzeichnungen auf den Konten müssen von sachverständigen Dritten leicht und zuverlässig überprüft werden können. Diese Prüfung muss direkt vom Einzelbeleg über Journal und Konto bis zur Bilanz bzw. Erfolgsrechnung und umgekehrt vorgenommen werden können. Bei Sammelbuchungen sind Einzelbeträge detailliert nachzuweisen.
- Erstellung der Erfolgsrechnung nach dem Bruttoprinzip
- Gesonderter Ausweis des Material-, Waren und Fertigungsaufwandes sowie des überigen Aufwandes
- Getrenntes Aufführen des Liegenschaftsaufwandes und -ertrages nach Grundstücken
- Keine Saldierung der Aktiv- und Passivzinsen
- Getrenntes Aufführen der Abschreibungen nach einzelnen Bilanzpositionen
- Wird die Buchhaltung auf Bild und Datenträger erstellt, sind die Konten der kantonalen Steuerverwaltung so vorzulegen, dass sie ohne Hilfsmittel lesbar sind.
- Urkunden und sonstige Belege sind während zehn Jahren aufzubewahren. Darunter fallen insbesondere Verträge aller Art, geschäftlicher Terminkalender, wichtige Korrespondenzen, Einkaufsfakturen, Doppel der ausgestellten Rechnungen, Bankauszüge mit den entsprechenden Belegen, Postbelege (einschliesslich Saldomeldungen), Buchungsbelege, Quittungen aller Art, Kassenstreifen, Bild- und Datenträger, sofern auf ihnen Geschäftskorrespondenzen oder Buchungsbelege aufgezeichnet sind (die Wiedergabe der Aufzeichnungen muss innerhalb der Aufbewahrungspflicht sichergestellt sein).
Die Ermittlung des steuerbaren Gewinnes sowie Kapitals erfolgt bei juristischen Personen entsprechend den allgemeinen handelsrechtlichen Vorschriften von Art. 957 ff OR und den speziellen Rechnungslegungsvorschriften für Kapitalgesellschaften von Art. 662 ff ORalt (Gesetzesartikel der Aktiengesellschaft gelten gemäss Art. 801 OR auch für die GmbH und gemäss Art. 858 OR für bestimmte Genossenschaften). Im Rechnungslegungsrecht 2013 sind die Bestimmungen für alle Gesellschaften und Rechtsformen vereinheitlicht worden. Zu beachten ist, dass in vielen Kantonen die Kapitalsteuer an die Gewinnsteuer angerechnet wird, was bedeutet, dass nur die höhere der beiden Steuern effektiv entrichtet werden muss.
Das Steuerrecht basiert sich somit vollumfänglich auf das Handelsrecht (Massgeblichkeitsprinzip).
Im neuen Rechnungslegungsrecht muss unter bestimmten Voraussetzungen zwingend eine Jahresrechnung nach einem anerkannten Standard zur Rechnungslegung erstellt werden. Auch in diesem Fall bleibt für die steuerliche Bemessung der handelsrechtliche "Basis"-Jahresabschluss massgebend (dual reporting). Ein Verzicht auf den handelsrechtlichen Jahresabschluss - wie ursprünglich im Gesetzesentwurf zum neuen Rechnungslegungsrecht vorgesehen war - ist nicht mehr möglich. Dies entspricht auch einer gewissen Logik, denn Ziel und Zweck der gesetzlichen Grundnorm und der erweiterten Norm nach einem höheren Standard sind nicht identisch und es gibt so auch grundlegende Differenzen, die in der steuerlichen Bemessung bzw. Veranlagung zu Unsicherheiten führen würden.