Die Personenunternehmung (oder Einzelfirma) entsteht mit Aufnahme einer selbständigen Erwerbstätigkeit, d.h. konkret durch eine unternehmerische Tätigkeit mit Einsatz von Arbeit und Kapital verbunden mit unternehmerischem Risiko. Die Gründung erfolgt einzig durch die Aufnahme der Tätigkeit. Der Inhaber haftet persönlich mit seinem gesamten privaten Vermögen auch für die Geschäftsschulden.
Bis zu einem jährlichen Umsatz von CHF 100'000 unterliegt die Einzelunternehmung bezüglich Buchführung einzig steuerrechtlichen Bestimmungen zur Dokumentation/Aufzeichnung der Geschäftstätigkeit. Dies ergibt sich aus Art. 125 Abs. 2 DBG (Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer) und ausdrücklich unabhängig von Art. 957 ORalt (siehe oben). Die Aufzeichnungspflicht umfasst Aufstellungen über
- Aktiven und Passiven
- Einnahmen und Ausgaben
- Privatentnahmen und Privateinlagen.
Diese sehr "lapidaren" Bestimmungen werden mit den Verfahrenspflichten nach Art. 42 Abs. 2 des StHG (Bundesgesetz über die Harmonisierung der direkten Steuern der Kantone und Gemeinden) relativiert. Demnach obliegt insbesondere die Beweispflicht bei der Steuerveranlagung beim Steuerpflichtigen - denn er muss
- alles tun, um eine vollständige und richtige Veranlagung zu ermöglichen;
- auf Verlangen der Veranlagungsbehörde insbesondere mündlich oder schriftlich Auskunft erteilen, Geschäftsbücher, Belege und weitere Bescheinigungen sowie Urkunden über den Geschäftsverkehr vorlegen;
- der Steuererklärung eine unterzeichnete Jahresrechnung (Bilanzen, Erfolgsrechnungen) oder wenn eine kaufmännische Buchhaltung fehlt, Aufstellungen über Aktiven und Passiven, Einnahmen und Ausgaben sowie Privatentnahmen und -Einlagen beilegen.
Der Kleinunternehmer mit Jahresumsatz bis CHF 100'000 führt entweder von Anfang an eine ordnungsmässige Buchhaltung und erstellt eine Bilanz und Erfolgsrechnung (was mit elektronischen Tools kostengünstig und effizient ist) oder macht "nur" die notwendigen "Aufzeichnungen" (im neune Rechnungslegungsrecht ab 1.1.2015 wurde in Art. 957 Abs. 2 die sogenannte "Milchbüchlirechnung" gesetzlich eingeführt). Dabei muss er sich nach den Merkblättern und speziellen Veranlagungsformularen der zuständigen kantonalen Steuerbehörden richten. Welche der beiden Varianten sinnvoller ist, muss je nach Situation und voraussichtlicher zukünftiger Entwicklung der Einzelunternehmung abgewogen werden.
Sehr viele Einzelunternehmen erreichen rasch einen Umsatz von CHF 100'000 und müssen sich somit ins Handelsregister eintragen lassen. Mit Erreichen des Umsatzes von CHF 100'000 wird das Unternehmen auch definitiv MWST-pflichtig (keine Befreiung mehr von der Steuerpflicht). Es wird somit unumgänglich diejenigen Bücher ordnungsgemäss zu führen und aufzubewahren, die nach Art und Umfang seines Geschäftes nötig sind, um die Vermögenslage des Geschäftes und die mit dem Geschäftsbetrieb zusammenhängenden Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie die Ergebnisse der einzelnen Geschäftsjahre festzustellen (Art 957 Abs. 1 ORalt).
Mit Eintrag ins Handelsregister unterliegt das Einzelunternehmen voll umfänglich dem gesetzlichen Rahmenwerk und der Minimalnorm für die kaufmännische Buchführung und nach Art. 957 folgende des Obligationenrechts. Neben den in diesen Gesetzesartikeln abschliessend aufgezählten formellen Anforderungen an die Buchführung und Rechnungsablage gilt für die Wertansetzung der Aktiven nach Art. 960 Abs. 2 ORalt ausdrücklich der Verkehrswert (Aktiven höchstens nach dem Wert anzusetzen, der ihnen im Zeitpunkt der Bilanzierung für das Geschäft zukommen) als Wertobergrenze und nicht der sonst eher übliche Kostenwert. In der Praxis wird von der theoretisch möglichen Wertobergrenze - insbesondere bei gutem Geschäftsgang - wohl eher selten Gebrauch gemacht und aus steuerlichen Gründen nach dem Kostenwertprinzip bilanziert.