Mit einem ERP-System (Entreprise Resource Planning System) werden die finanzrelevanten Prozesse in der gesamten Wertschöpfungskette des Unternehmens abgewickelt. Es handelt um ein IT integriertes Managementsystem (Planung, Steuerung und Kontrolle der Material-, Personal-, Informations- und Zahlungsflüsse im Unternehmen). Je mehr ein System in die operativen Abläufe des Unternehmens implementiert ist, desto individualisierter muss es sein. Es ist deshalb wichtig die Systemgrenzen genau abzustecken und bestimmte Prozesse allenfalls ausserhalb des ERP-Systems abzuwickeln. So kann die Abhängigkeit vom System und dem Systemlieferanten etwas verringert werden.
Ein ERP-System ist primär Mittel zum Zweck. Wie beim Managementsystem sollen Prozesse optimiert und damit Kosten gesenkt werden. Ein ERP muss "skalierbar" sein, d.h. die Architektur und Leistungsfähigkeit des Systems muss sich ändernden unternehmerischen Bedürfnissen anpassen können.
ERP geht auch einfach - Es gibt eine grosse Anzahl von speziell auf die KMU zugeschnittenen Systemen. Integrierte Systeme sind je nach Anzahl Benutzer und Module schon für wenige tausend Franken pro Jahr erhältlich. Minisysteme für Kleinunternehmen gibt es auch wesentlich günstiger.
Ein einfaches ERP kann folgende Module beinhalten:
- CRM (Customer Relationship Management)
- Verkauf / Web-Shop
- Einkauf
- Lagerwirtschaft
- Produktion (PPS)
- HR (Human Resources)
- Finanzen, Reporting
- Anlagebuchhaltung
- Kostenrechnung
Bei kleineren Unternehmen, wo im Bereich Finanzbuchhaltung und Rechnungslegung meistens mit einem Treuhänder zusammen gearbeitet wird, sind Cloud-Lösungen mit externer Zugriffsmöglichkeit empfehlenswert. Dabei kann die gesamte Systemüberwachung, Systemaktualisierurng und Systemsicherheit ausgelagert werden.