Mikrounternehmen haben 0-4 Mitarbeiter. Der Unternehmer / Eigentümer arbeitet im Tagesgeschäft mit und hat das "Kalkulationsschema" seines Geschäfts gewissermassen im Kopf. Aufgrund der laufenden Verkaufszahlen, Einkäufen, Löhnen und allgemeinen Auslagen - sowie der entsprechenden Liquiditätsentwicklung - kann der Unternehmer relativ gut abschätzen, wo sein Unternehmen finanziell steht. Für ihn ist meistens ausreichend erst am Jahresende eine genaue Erfolgs- und Finanzsituation durch den Treuhänder zu bekommen.
Bei einem Startup oder im Falle einer Unternehmensnachfolge oder eines Unternehmenskaufs ist die Ausgangslage ganz anders. Bei Fremdfinanzierung mit Amortisationsverpflichtungen muss die finanzielle Lage des Unternehmens permanent überwacht werden. Dies proaktiv mittels Businessplan sowie Finanzplanung und nachgelagert mit kurzfristiger Erfolgskontrolle (Soll-Ist-Vergleich).
Auch bei Mikrounternehmen bringt eine softwaremässig gestützte und integrierte Abhandlung der wichtigsten Prozesse Vorteile.
Das nachfolgende Beispiel zeigt eine mögliche Business-Software Umgebung für ein Mikrounternehmen im Dienstleistungsbereich:
| Bereich | Software/Modul |
| Kundenmanagement | Kundendatenbank mit Angaben zur Kundenbeziehung |
| Leistungserfassung | Zeit und Projektrapportierung (Time-Sheet), Spesenabrechnung, Projektabrechnung mit Schnittstelle zu Auftragsabwicklung |
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Fakturation / Debitoren |
Einfache Auftragsabwicklung mit Fakturation und Zahlungsverarbeitung |
| Kreditoren | QR-Rechnungserfassung, Kreditorenkonten und Zahlungsverarbeitung |
| Löhne | Personalangaben, Lohnabrechnungen, Abrechnung Sozialversicherungen und Lohnausweise, Zahlungswesen automatisiert |
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Finanzbuchhaltung / Berichterstattung |
Hauptbuchführung für noch nicht in Vorsystemen erfasste Geschäftsfälle über digitalisierte Kontenauszüge teilautomatisiert. Möglichkeit Budgetierung und Soll-Ist-Vergleich direkt in der Finanzbuchhaltung. Analytische Auswertungen. Präsentation offizielle Jahresrechnung nach Rechnungslegungsrecht. |
Webbasierte Cloud-Lösungen haben den Vorteil, dass die Softwareprodukte immer auf dem neusten Stand sind und der Benutzer keine diesbezüglichen Vorkehrungen zu treffen hat. Zudem sind die Daten ausserhalb des Unternehmens gesichert. Cloud-Anbieter können Cybersecurity Konzepte aufbauen, welche innerhalb eines Unternehmens kaum in gleicher Qualität zu bewerkstelligen sind. Weiter kann der Treuhänder extern auf das System greifen und beispielsweise regelmässige Kontrollen bezüglich richtiger Erfassung der Geschäftsfälle vornehmen.
Viele Treuhänder bieten auch digitale Lösungen an. Für das Mikro- und Kleinunternehmen stellt sich die Frage, ob die Digitalisierung des Unternehmens über den Treuhänder oder direkt mit einem eigenen Drittprodukt erfolgen soll. Bei der ersten Variante besteht eine Abhängigkeit vom Treuhänder, bei der zweiten Variante eine solche vom Systemanbieter. Kleinunternehmen sollten mit einem benutzerfreundlichen und selbständig gut parametrisierbaren System arbeiten. Die Standardmodule sollten ohne Anpassungen übernommen werden können. Grundlegende Berichte und Auswertungen müssen über die Basisversion ohne vertiefte IT-Kenntnisse, wie z.B. SQL, generiert werden können. Die Lösung muss auf KMU's ausgerichtet und bewährt sein. Experimente sind nicht erlaubt.