In der eigentlichen Vorbereitungsphase geht es primär um die Aufbereitung der Unternehmensdokumentation sowie die Erarbeitung einer konkreten Verkaufsstrategie. Auch wenn für spätere Erstkontakte nur beschränkt und anonymisierte Informationen im Rahmen eines "Blindprofils" oder "Teaser" herausgegeben werden, ist enorm wichtig, dass die für potentielle Käufer attraktiv scheinenden Elemente in der Dokumentation bereits enthalten sind. Im Segment der kleinen KMU's ist der Verkäufermarkt relativ gross, so dass ohne minimale Angaben zu Dienstleistungen, Produkten, Märkte und ungefähre Grösse (Umsatz, Personalbestand) bei einer zu allgemeinen Ausschreibung keine grossen Interessen geweckt werden können und das Angebot in der Masse leicht unter gehen kann.
Die Unternehmensdokumentation beinhaltet in etwa folgende Informationen und Unterlagen, wobei Umfang und Tiefe der Informationen natürlich auch von der Grösse des Unternehmens abhängig sind:
- Chronologie des Unternehmens und wichtige Entwicklungsschritte (Milestones)
- Businessplan als in sich abgeschlossenes Dokument mit den wichtigsten Informationen zum Unternehmen
- Unterlagen zur Unternehmensorganisation und der Geschäftsführung, Managementsystem
- Weitere absatzseitige Informationen (Produkte, Kunden, Märkte)
- Weitere leistungs- /produktionsseitige Informationen (Produktionsprozesse, Ressourcen, Lieferanten, Beschaffungsmarkt)
- Unterlagen zur Qualitätssicherung
- Unterlagen zum Rechnungswesen, Controlling
- Finanzkennzahlen, historische Entwicklung, handelsrechtliche- und betriebswirtschaftliche Jahresabschlüsse
- Finanzplanung (soweit nicht bereits im Businessplan integriert)
- Unterlagen zur Risikoanalyse, Internes Kontrollsystem
- Rechtliche Dokumente (Statuten, wichtige Verträge, etc.)
- Unternehmensbewertung